Skip to content
Hầu hết các tổ chức hiện nay vẫn đang tự huyễn hoặc rằng việc kiểm soát thay đổi trong dự án là một nghiệp vụ hành chính thuần túy, nơi các bản yêu cầu điều chỉnh phạm vi được đem ra mổ xẻ trên bàn giấy để tìm kiếm sự đồng thuận mơ hồ giữa các bên liên quan, trong khi thực tế phũ phàng là mọi sự nới lỏng dù là nhỏ nhất đối với đường cơ sở đều trực tiếp khoét sâu vào biên độ lợi nhuận và đẩy dòng tiền của doanh nghiệp đến bờ vực suy kiệt.
Yêu cầu thay đổi không đơn thuần là một biểu mẫu kỹ thuật để ghi nhận việc khách hàng muốn thêm một tính năng hay nhà thầu muốn điều chỉnh thời gian thi công, mà bản chất của nó là một tuyên bố về sự dịch chuyển quyền lực kinh tế và rủi ro giữa các bên tham gia, nơi bất kỳ sự buông lỏng nào trong cơ chế thẩm định đều biến dự án thành một cái hố đen tài chính không đáy, làm chệch hướng toàn bộ danh mục đầu tư và vô hiệu hóa năng lực phân bổ nguồn lực cốt lõi của hội đồng quản trị.
Nhìn nhận vấn đề này từ góc độ kiến trúc hệ thống, sự sụp đổ của các dự án trọng điểm chưa từng bắt nguồn từ năng lực kỹ thuật yếu kém của đội ngũ thi công, mà luôn xuất phát từ sự bất lực của bộ máy quản trị trong việc thiết lập một biên giới pháp lý và tài chính cứng nhắc đối với dòng thác các yêu cầu điều chỉnh không ngừng phát sinh từ phía thị trường hoặc từ chính sự thiếu quyết đoán của cấp điều hành. Khi một tổ chức đối diện với biến động kinh tế vĩ mô, chẳng hạn như áp lực lạm phát chuỗi cung ứng toàn cầu hay sự thắt chặt tín dụng nội địa tại thị trường Việt Nam, phản ứng tự nhiên của các chủ đầu tư thường là tìm cách thay đổi thông số đầu ra để tối ưu hóa ngắn hạn, nhưng lại quên mất rằng mọi thay đổi về phạm vi, thời gian hoặc chi phí đều làm rung chuyển cấu trúc hợp đồng và phá vỡ các giả định cơ bản được thiết lập từ giai đoạn phê duyệt đầu tư ban đầu.
Cội rễ của sự sai lầm trong tư duy quản trị hiện đại nằm ở giả định ngây thơ cho rằng sự linh hoạt tương đương với hiệu quả, và việc chiều lòng mọi yêu cầu thay đổi từ các bên liên quan sẽ duy trì được mối quan hệ đối tác bền chặt, bất chấp thực tế kinh tế lạnh lùng rằng mỗi một điều chỉnh không được kiểm soát chi phí biên sẽ trực tiếp làm xói mòn giá trị hiện tại ròng của toàn bộ chương trình đầu tư. Các nhà quản lý thường rơi vào bẫy tâm lý khi đánh đồng khối lượng công việc phát sinh với cơ hội gia tăng doanh thu, mà cố tình phớt lờ thực tế vận hành rằng chi phí để tái cấu trúc một dự án bị trôi dạt phạm vi luôn lớn hơn gấp nhiều lần biên độ lợi nhuận gộp mà hạng mục phát sinh đó mang lại. Khi cơ chế thẩm quyền ra quyết định bị chia cắt và thiếu vắng sự minh bạch trong việc phân định trách nhiệm tài chính, tổ chức sẽ rơi vào trạng thái tê liệt, nơi mọi cá nhân đều có quyền đưa ra yêu cầu thay đổi nhưng không một ai phải chịu trách nhiệm về hệ quả dài hạn đối với bảng cân đối kế toán.
Để thiết lập một hệ thống kiểm soát thay đổi đủ sức đề kháng trước những biến động của thị trường, doanh nghiệp buộc phải phi cá nhân hóa hoàn toàn quy trình ra quyết định, biến nó thành một cỗ máy lọc nghiêm ngặt dựa trên các nguyên tắc về giá trị kinh tế thuần túy và khả năng hấp thụ rủi ro của danh mục. Bản chất của một yêu cầu thay đổi hợp lệ phải vượt qua được bài kiểm tra về tính tương thích chiến lược, nghĩa là nó không chỉ giải quyết được một điểm nghẽn cục bộ tại hiện trường mà còn phải chứng minh được tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư bổ sung phải vượt qua chi phí vốn bình quân gia quyền của toàn tập đoàn. Nếu một yêu cầu điều chỉnh không thể lượng hóa rõ ràng bằng các chỉ số tài chính khắt khe như giá trị gia tăng kinh tế hay thời gian hoàn vốn biên, thì việc từ chối nó không phải là sự cứng nhắc, mà là hành động tự vệ tất yếu để bảo toàn nguồn lực cho các sáng kiến có giá trị cao hơn.
Hệ quả của việc dung túng cho các yêu cầu thay đổi không kiểm soát vượt xa khỏi phạm vi tài chính của một dự án đơn lẻ, nó tạo ra một hiệu ứng dây chuyền làm suy yếu năng lực cạnh tranh của cả một hệ sinh thái doanh nghiệp. Khi các mốc thời gian liên tục bị xê dịch và ngân sách bị bòn rút bởi hàng trăm yêu cầu thay đổi nhỏ lẻ, đội ngũ nhân sự trực tiếp rơi vào trạng thái kiệt quệ năng lượng, các chỉ số hiệu suất chủ chốt bị bóp méo, và niềm tin của cổ đông vào năng lực thực thi chiến lược của ban lãnh đạo bị xói mòn nghiêm trọng. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh đầy biến động, nơi biên độ lợi nhuận của các ngành công nghiệp từ năng lượng, hạ tầng cho đến dịch vụ cao cấp đang bị bóp nghẹt bởi áp lực cạnh tranh khốc liệt và các tiêu chuẩn tuân thủ ngặt nghèo về môi trường và xã hội, một tổ chức không thể tồn tại nếu cứ để cho các quyết định thay đổi trọng yếu được định đoạt bởi cảm tính hay áp lực ngoại cảnh nhất thời.
Quyết định chiến lược cuối cùng đòi hỏi ban lãnh đạo phải dứt khoát tước bỏ quyền tự ý thay đổi phạm vi ở các cấp quản lý trung gian, đồng thời thiết lập một hội đồng kiểm soát thay đổi độc lập với quyền phủ quyết tuyệt đối dựa trên các khung phân tích rủi ro và tài chính đa chiều. Mọi yêu cầu điều chỉnh từ nay phải được đặt lên bàn cân của chi phí cơ hội, nơi mỗi đồng vốn bỏ thêm vào một hạng mục phát sinh phải được đánh đổi bằng việc cắt giảm hoặc đình hoãn một hạng mục kém hiệu quả khác trong danh mục đầu tư tổng thể. Sự tàn nhẫn của tư duy chiến lược nằm ở chỗ nó buộc tổ chức phải chọn lựa giữa sự xoa dịu ngắn hạn đầy rủi ro và sự sống còn dài hạn dựa trên kỷ luật thực thi nghiêm ngặt, nơi không có chỗ cho sự thỏa hiệp với những yêu cầu thay đổi không mang lại giá trị gia tăng thực thực cho cấu trúc lợi nhuận của doanh nghiệp.
