Mỗi lần hết nguyên liệu là hủy đơn

NHÀ HÀNG/QUÁN ĂN/CAFE: MỖI LẦN HẾT NGUYÊN LIỆU LÀ HỦY ĐƠN

Nỗi ám ảnh này có lẽ không còn xa lạ với bất kỳ chủ quán, chủ nhà hàng nào, đúng không? Cảm giác bất lực khi doanh thu cứ thế trôi đi chỉ vì thiếu một vài thứ tưởng chừng đơn giản, nhưng lại mang đến những hệ lụy không ngờ. Có bao giờ bạn đã từng trải qua khoảnh khắc đó, khi nhân viên chạy ra báo: “Anh/chị ơi, món này hết rồi ạ!”, hay tệ hơn, món khách vừa gọi bếp báo không có nguyên liệu, và đơn hàng phải hủy?

Tôi hiểu, và tôi tin rằng rất nhiều anh chị em đồng nghiệp trong ngành F&B cũng đã từng đứng hình, thở dài với tình huống này không chỉ một, mà rất nhiều lần. Đôi khi, chúng ta nghĩ nó chỉ là chuyện nhỏ, “À, hết thì thôi, khách gọi món khác!”. Nhưng thực sự, hậu quả của việc “hết nguyên liệu” không hề nhỏ chút nào đâu. Nó không chỉ là mất đi một đơn hàng, mất đi vài chục, vài trăm ngàn doanh thu trước mắt. Mà nó còn là vết rạn trong lòng tin của khách hàng, là hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của quán mình, và là một gánh nặng tâm lý không hề nhẹ cho cả chủ lẫn nhân viên.

Hãy cùng nhìn lại một chút nhé, có phải những tình huống sau đây khá quen thuộc với quán của bạn không?

1. Hết hàng giờ cao điểm – Ác mộng không hồi kết: Tưởng tượng xem, đúng vào giờ ăn trưa, ăn tối, quán đông nghẹt khách. Bạn đang vui mừng vì khách vào nườm nượp, tiếng gọi món, tiếng bếp í ới. Rồi bỗng dưng, bếp báo hết sườn, hết bún, hết loại rau đặc trưng của món tủ. Khách hàng, sau khi xem menu rất lâu, cuối cùng cũng chốt được món yêu thích, nhân viên vừa ghi order xong thì phải chạy ra báo “Dạ thưa quý khách, món này hiện tại bên em hết rồi ạ”. Bạn nhìn thấy rõ sự thất vọng trên gương mặt khách, thấy họ ngập ngừng một lúc rồi miễn cưỡng gọi món khác, hoặc tệ hơn, họ đứng dậy bỏ đi. Lúc đó, không chỉ là mất đi một suất ăn, mà là mất đi một khách hàng tiềm năng, một cơ hội để họ quay lại và giới thiệu cho bạn bè.

2. Khách quen “quay lưng”: Đối với những quán ăn, nhà hàng, khách quen là tài sản vô giá. Họ yêu thích một món ăn cụ thể nào đó của quán bạn. Thế nhưng, cứ dăm bữa nửa tháng, họ ghé lại, món tủ của họ lại “hết”. Một lần, hai lần có thể thông cảm, nhưng đến lần thứ ba, thứ tư, họ sẽ bắt đầu đặt câu hỏi: “Quán này làm ăn kiểu gì mà lúc nào cũng hết món?” Và rồi, họ sẽ tìm đến một quán khác, nơi họ chắc chắn được ăn món mình muốn. Mất khách quen là một tổn thất khó bù đắp được.

3. Đánh mất uy tín thương hiệu trên mạng xã hội: Trong thời đại 4.0, chỉ cần một vài lời phàn nàn trên các hội nhóm ăn uống, trên fanpage, hay một vài đánh giá 1 sao trên Foody, Google Maps về việc “quán hay hết món”, “không chuyên nghiệp” là đủ để ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của quán. Một khách hàng thất vọng có thể lan truyền thông tin tiêu cực nhanh hơn rất nhiều so với một trải nghiệm tốt. Và cái cảm giác nhìn thấy những bình luận đó, những ngôi sao đỏ chót vì “hết món” thật sự rất đau lòng.

4. Nhân viên cũng nản lòng: Đâu chỉ có chủ quán và khách hàng chịu ảnh hưởng. Nhân viên phục vụ, nhân viên bếp cũng phải đối mặt với áp lực không nhỏ. Mỗi lần phải báo hết món, phải xin lỗi khách hàng, họ cũng cảm thấy khó xử, mệt mỏi. Lâu dần, điều này có thể làm giảm tinh thần làm việc, giảm sự nhiệt tình của đội ngũ. Một đội ngũ không còn hào hứng thì làm sao có thể mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng được?

Vậy nguyên nhân của tình trạng “hết nguyên liệu” này từ đâu mà ra? Thường thì nó không phải là do một yếu tố duy nhất, mà là sự tổng hòa của nhiều vấn đề:

* Quản lý kho không hiệu quả: Nhập hàng theo cảm tính, không có hệ thống kiểm kê rõ ràng, không nắm được lượng tồn kho thực tế của từng loại nguyên liệu.

* Dự báo nhu cầu yếu kém: Không phân tích được xu hướng bán hàng theo ngày, theo tuần, theo mùa. Không dự đoán được lượng khách hàng, lượng bán của từng món ăn, dẫn đến việc lúc thì thừa thãi, lúc thì thiếu hụt.

* Thiếu quy trình kiểm soát: Không có quy trình rõ ràng cho việc theo dõi nguyên liệu đầu vào, không có ai chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra tồn kho và báo cáo kịp thời.

* E ngại tồn đọng, lãng phí: Nhiều chủ quán sợ nhập nhiều sẽ bị tồn kho, hư hỏng, nên có xu hướng nhập cầm chừng. Tuy nhiên, việc “sợ lãng phí” lại dẫn đến “lãng phí cơ hội” khi bỏ lỡ doanh thu.

* Vấn đề từ nhà cung cấp: Đôi khi, nguyên nhân lại nằm ở chuỗi cung ứng. Nhà cung cấp giao hàng chậm, không đủ số lượng, hoặc chất lượng không ổn định.

Những vấn đề này, nếu không được giải quyết triệt để, sẽ tạo thành một vòng luẩn quẩn: hết hàng -> mất khách -> doanh thu giảm -> lợi nhuận èo uột -> lại càng ngại đầu tư vào quản lý tốt hơn.

Là những người đã và đang ngày ngày lăn lộn cùng anh chị em chủ quán, tôi hiểu rằng việc điều hành một quán ăn, nhà hàng không hề đơn giản chút nào. Từ việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên, xây dựng menu, quản lý tài chính, đến việc kiểm soát chất lượng dịch vụ… và cả việc đau đầu vì “hết nguyên liệu” nữa. Mỗi ngày trôi qua là một trận chiến không ngừng nghỉ.

Nhưng tôi tin rằng, mọi vấn đề đều có giải pháp. Điều quan trọng là chúng ta cần nhìn nhận đúng bản chất của vấn đề, không né tránh và sẵn sàng thay đổi. Đôi khi, chỉ cần một góc nhìn khác, một phương pháp tiếp cận mới, hoặc một quy trình quản lý được chuẩn hóa, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn đang vật lộn với những tình huống tương tự, nếu bạn mệt mỏi với việc nhìn thấy doanh thu cứ thế thất thoát chỉ vì những vấn đề tưởng chừng nhỏ nhặt này, đừng ngần ngại chia sẻ. Hãy nhắn tin cho trang này, chúng ta có thể cùng ngồi lại, phân tích sâu hơn những “nỗi đau” mà quán bạn đang gặp phải. Một buổi tư vấn và góp ý hoàn toàn có thể là bước đệm để quán bạn vững vàng hơn, tăng doanh số và giảm thiểu những khoản lỗ không đáng có.

#PhanTichQuanE #GiaiPhapTangDoanhThu #MarketingChoQuan #KinhDoanhThucTe #GócChillViệtNam #QuanLyNhaHang #FBVanHanh #DinhViThuongHieu #Phở24